正しい名刺交換の仕方はビジネスマナーの基本

ビジネス・営業の基本でもある名刺交換ですが、名刺交換だけであなたがどのくらい出来るのかを判断されます。

新卒や新入社員がまず研修で教わると思いますが、中途入社や名刺交換の必要ない職種からの転職だととまどってしまうことも多い部分です。

実際に営業研修で名刺交換を教えたりもしますが、社会人経験が長くても名刺交換をする機会がなかったからマナーを知らないという方もけっこういます。

難しいことではないのですが、しっかり基本をおさえられるようにポイントを書いていきます。

名刺交換の基本

1.自分の名刺を渡す

最初に自分の名刺を

「〇〇(あなたの会社名)の〇〇(あなたの名前)です」

と名乗りながら胸の高さで名刺入れの上に置いて、相手から名前や社名が読める向きにして両手で差し出す。

2.相手の名刺を受け取る

相手の名刺を

「頂戴いたします」

と言いながら、相手の会社名やロゴ、名前が隠れないように指を添えて、名刺入れの上に両手で受け取る。

3.名刺を受け取った後

もらった名刺は名刺入れの上に乗せてテーブルの自分の左前に置いておく。

同時に交換する場合は片手?

あなたが名刺を差し出した時に、同時に相手も名刺を出してきたときは、基本的に相手の名刺よりも下側からあなたが先に渡すようにしましょう。

同時に交換するような場面になった場合は、相手の名刺よりも下から渡して、もう片手で相手の名刺を受け取って、自分の名刺を渡したら両手を添えて名刺をもらうのが基本です。

この渡す時に右手?左手?という疑問も沸きますが、マナーの中では渡すのが右手とも左手とも言われるので、相手の差し出してきた手に合わせるのがスムーズです。

例えば、相手が右手で名刺を差し出して左手で受け取ろうとしてきたら、それに合わせて右手で渡して左手で受け取ることになります。

名刺はどちらから渡すのか?

訪問した側から名刺を差し出すのが礼儀ですので、あなたが営業に行って名刺交換をするならあなたから渡すのが常識です。

他にも商談というよりもミーティングや顔合わせのような形での名刺交換の場合は、お金をもらう側がお金を払う側(お客様)先に出すということも言われます。

名刺交換のタイミング

基本的には挨拶と同時にまず行うのが名刺交換です。

ただ、駅で待ち合わせて喫茶店での商談なんかだと、名刺交換をするタイミングがむずかしかったりします。

無理に会った瞬間に名刺交換をしなくても、喫茶店について席に着く前に「お名刺だけお渡しいたします」といって名刺交換をすることもよくあります。

イレギュラーな名刺交換のマナー

複数名との名刺交換

役職や立場が上の人から名刺交換をするのが基本です。

あなたが上司と営業に同行して、お客様が一人ならまずは上司とお客様、あなたとお客様の順に名刺交換します。

あなたが一人で訪問してお客様が社長と社員なら、あなたと社長、あなたと社員の順番です。

あなたと上司が訪問してお客様が社長と社員ならどうでしょう?

そうです。

上司と社長、上司と社員、あなたと社長、あなたと社員が名刺交換します。

実際はこのようなケースだと、上司と社長が交換し終わったら、上司と社員が名刺交換している間にあなたと社長が交換する形になります。

三人以上の場合も同様で、役職の高い順に名刺交換をしていくのがマナーです。

役職の順位

会長→社長→副社長→専務→専務→常務→取締役→執行役員→本部長→部長→次長→課長→係長→主任→リーダー→社員

というのが一般的な偉い順番です。

ただ、会社によってはそれ以外の役職名(課長代理、室長、班長、チーフ、マネージャー等)の役職名を使っている会社もありますし、お客様が多部課で課長が複数名同席していたりもします。

役職の高い順が分からない場合

ぼくも良くあるのですが、初めて訪問したお客様先で、相手が3名以上いるのですが誰が一番立場が上の方なのかがわかりづらいケースもよくあります。

そんな時は偉そうな方年配の方で相手同士の会話や態度で見極めます。

とは言っても名刺交換なんて対面してすぐに交換することが多いので、どなたが一番偉いのかがわかりにくいことも多々ありますが、そんな時はあせらずに、自分は名刺交換がすぐに出来る準備をしながらお客様から名刺交換をしてくる順番に交換して行きます。

立ち営業、テーブルがない場合

テーブルがなく、名刺交換後も立ちながらの営業というケースでは置いておく場所がありません。

なので扱いに困ることもありますが、もらってからしばらくは両手で持ったまま話し、タイミングを見て頂戴します、と言いながら名刺入れにしまいます。

しばらくってどのくらい?という疑問も出そうですが、ぼくの場合は手を使う必要が出たタイミングです。

例えば資料を取り出す時や、ノート、手帳を取り出すタイミングなどです。

手がふさがるのでしまいますよと言う合図のために相手を見ながら「頂戴します」としまっています。

交流会などの多人数との名刺交換

交流会や大人数での名刺交換の場に行ったときは、次々に名刺交換をしていきます。

基本的にそういう場面では、名刺入れは話が終わったタイミングで「頂戴します」といって名刺入れにしまってから次の方と名刺交換をします。

交流会などの場では名刺を切らさないようにするのもポイントです。

海外での名刺交換

名刺交換というと日本人ならではのならわしのように見られたりもしますが、外国でも名刺交換は存在します。

外国での名刺は「Business card」や「visiting card」と呼ばれます。

日本に長くいる方の場合は日本のマナーで名刺交換をしていただけますが、国によって最初は握手と挨拶で名刺交換は最後、という場合もあるようです。

特に欧米では名刺交換をしてすぐに名刺をしまわないのは「名前も覚えられないのか」と思われてしまうので失礼にあたる、という話も聞いたことがあります。

外国での名刺交換はその国のマナーを学んでおいた方がいいでしょう。

営業マン失格!名刺交換でやってはいけない2つのこと

名刺をきらす

「うっかり名刺がきれてしまった・・・」

なんていう営業マンは最悪です。

やむを得ない事情があったにしてもお客様には関係ありません。

ぼくも何度か名刺入れに自分の名刺がない・・・という冷や汗を書いたことがありますが、それでも渡せる名刺がないという失態は一度しかありません。

名刺は外出前に必ず確認するようにしていますし、万が一大人数の名刺交換があってもいいように10枚くらいはカバンの中に、3枚くらいは財布の中に常に入れてあります。

万が一名刺入れを落とした、失くしたという事態にも備えられます。

交流会や大手の会社との商談の場合はお客様の人数が多いケースがあるのでなるべく多めに名刺は持って行くようにしています。

汚い名刺は恥

お客様に渡す名刺が曲がっていたり、汚れていたり、よれよれだったりしてもいけません。

ビジネスマンとしては恥ずかしいです。

そういったことがないように名刺の管理はしっかりしておきましょう。

お客様の名刺を雑に扱う

名刺交換で、というよりビジネスマナーとして一番やってはいけないのが、お客様の名刺を雑に扱うことです。

名刺はその方のかわりと思って扱えとよく言われますが、間違っても折り曲げたり、お客様先に忘れたりということはないように気をつけて下さい。

お客様の目の前で名刺にメモを取ったり書き込んだりする営業マンもいますが、そういうときは必ずお客様に「こちらに記載させていただいてもよろしいですか?」と伺いましょう。

それでも目の前でお客様の名刺に書き込むのは失礼だということは知っておきましょう。

まとめ

名刺交換は会ってすぐにするので、名刺交換のマナーをおさえておかないとその後の商談に影響がでることがあります。

「ビジネスマナーも知らないやつだな」

と思われないような名刺交換を身につけましょう。

逆に名刺交換で「おっ」と思ってもらうことができればその後の会話もしやすくなります。

たかが名刺交換ですが、大事なことなのでしっかり練習をしておきましょう。

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